Informativa privacy dell’app Android

1. Titolare del trattamento e contatti

Il titolare del trattamento dei dati personali trattati tramite l’app Stipo.ai per Android (di seguito, l’"App") è la società indicata di seguito (di seguito, il "Titolare" o "noi"). Stipo.ai è il nome del prodotto, non della società.

Ragione sociale

BSD INTELLIGENCE S.R.L.

Sede legale

Via Leonardo da Vinci 170, 81020 San Nicola la Strada (CE)

Partita IVA e Codice fiscale

04968910614

Email

info@stipo.ai

Posta elettronica certificata

bsdintelligence@pec.it

Identificativo dell’app su Google Play

ai.stipo.app

Per ogni richiesta sulla protezione dei dati personali o sull’esercizio dei tuoi diritti scrivi a info@stipo.ai indicando "Privacy" nell’oggetto, oppure all’indirizzo PEC per le comunicazioni formali. Lo stesso indirizzo è raggiungibile dall’App, in Altro → Impostazioni → Privacy e dati.

2. A che cosa si applica questa informativa

L’App è un modo di usare la stessa piattaforma Stipo.ai a cui si accede dal sito: stesso account, stessi documenti, stessi crediti. Quello che carichi dal telefono lo ritrovi sul sito, e viceversa. Questa informativa descrive quindi ciò che è specifico dell’App — i permessi del telefono, le notifiche push, i dati che restano sul dispositivo, la condivisione da altre applicazioni — e richiama per il resto la Privacy & Cookie Policy della piattaforma, che resta il documento generale, insieme ai Termini e condizioni.

3. Dati trattati dall’App

3.1 Dati dell’account e dell’accesso

L’accesso avviene tramite il fornitore di autenticazione indicato nella sezione 8, con le stesse credenziali del sito: indirizzo email, password (che conosce solo il fornitore, in forma cifrata), nome, eventuale immagine del profilo e, se scegli di entrare con un provider esterno, gli identificativi di quel provider. Dal nostro servizio l’App legge inoltre il nome dello studio, il piano, il ruolo e il saldo dei crediti. Nome ed email non si modificano dall’App: si cambiano nella schermata dell’account gestita dal fornitore di accesso.

3.2 Contenuti che carichi o crei

Dall’App puoi caricare documenti (PDF, DOCX, XLSX, XLS, CSV, TXT, MD, JSON, fino a 15 MB per file), scrivere domande all’assistente, eseguire gli strumenti, redigere documenti di lavoro, salvare i dati e il logo della tua carta intestata e inviare richieste alla community. Di ogni documento caricato il servizio conserva il file e il testo estratto, che è ciò che il modello legge. Questi contenuti possono contenere dati personali di terzi — clienti, dipendenti, controparti — e in alcuni casi categorie particolari di dati: rispetto ad essi agisci come titolare autonomo e noi operiamo come responsabile del trattamento, secondo l’accordo che integra i Termini e condizioni.

3.3 Dati di utilizzo e dati tecnici

Come ogni servizio raggiunto via rete, le nostre chiamate lasciano nei log del server l’indirizzo IP, la data e l’ora, il percorso richiesto e l’esito. All’interno della piattaforma registriamo l’uso delle funzioni: strumenti eseguiti, crediti consumati, esiti delle richieste. Ogni chiamata dell’App porta con sé, oltre al token di sessione, una sola informazione aggiuntiva rispetto a quelle del sito: l’indicazione che la richiesta arriva dall’app Android, perché l’App è compresa solo in alcuni piani.

3.4 Identificativi del dispositivo e notifiche

Se attivi le notifiche, il servizio di recapito indicato nella sezione 8 registra il tuo telefono e genera un identificativo di iscrizione e un token del dispositivo (vedi la sezione 6). Al di fuori di questo, l’App non raccoglie e non trasmette al nostro server alcun identificativo del dispositivo: né identificativo pubblicitario, né numero di serie, né indirizzo MAC, né identificativo di installazione.

3.5 Dettatura della domanda

Nel riquadro della domanda c’è un pulsante per dettare invece di scrivere. L’App non registra e non ascolta nulla per conto proprio: apre la funzione di riconoscimento vocale del telefono, che restituisce il testo riconosciuto. Il trattamento della voce è quindi quello del servizio di dettatura installato sul tuo dispositivo, secondo l’informativa del suo fornitore; noi riceviamo solo il testo, che finisce nella casella della domanda e parte solo se sei tu a inviarlo. Per questo l’App non chiede il permesso di accedere al microfono.

4. Finalità del trattamento e basi giuridiche

5. Permessi dell’App, uno per uno

L’elenco che segue riporta tutti i permessi presenti nel pacchetto installato sul telefono, compresi quelli che non dichiariamo noi ma che entrano con le librerie di accesso e di notifica. Per ciascuno indichiamo a che cosa serve davvero.

L’App richiede Android 8.0 o versioni successive. Puoi rivedere i permessi concessi in qualunque momento dalle impostazioni di Android, alla voce dedicata all’app Stipo.ai.

6. Notifiche push

Le notifiche push servono a una cosa sola: avvisarti delle scadenze fiscali e degli adempimenti in arrivo. Funzionano così.

• Iscrizione. All’avvio l’App si registra presso il servizio di recapito, che assegna al dispositivo un identificativo di iscrizione e ottiene dal sistema operativo un token per la consegna. Quando accedi, l’App comunica al servizio di recapito l’identificativo del tuo utente, così che sito, Android e iOS risultino la stessa persona e non tre iscritti diversi. Quando esci — dal comando di uscita, dal profilo o cancellando l’account — l’App scollega quell’identificativo.
• Il permesso si chiede solo quando lo chiedi tu. Su Android 13 e versioni successive il dialogo di sistema compare al tocco su "Attiva gli avvisi", dentro la finestra delle notifiche, e mai all’apertura dell’app. Se l’avevi già negato, lo stesso comando ti porta alla pagina delle impostazioni di sistema, l’unico posto dove si può ancora cambiare idea.
• Che cosa contiene la notifica. Un riepilogo giornaliero: quante scadenze cadono di lì a due giorni e il titolo delle prime, più i dati tecnici che servono ad aprire la scheda giusta al tocco. Non contiene i tuoi documenti, né il contenuto delle conversazioni, né dati riferiti ai tuoi clienti.
• Non è un invio personalizzato. Le scadenze sono le stesse per tutti gli iscritti: inviamo un solo messaggio al giorno a tutte le iscrizioni, non un messaggio costruito su di te. Il servizio di recapito non riceve da noi, con l’invio, alcun dato del tuo account.
• Come si disattivano. Dalle impostazioni di Android, togliendo il permesso alle notifiche dell’app Stipo.ai: da quel momento non ricevi più banner. Le stesse scadenze restano comunque consultabili nella posta in arrivo dentro l’App e nella sezione Scadenzario. Disinstallando l’App l’iscrizione smette di essere valida.

La schermata Impostazioni → Notifiche dell’App riguarda invece le email facoltative (avvisi sui crediti, richieste alla community, novità): non comanda le notifiche push, che si governano dal permesso di sistema.

7. Condivisione di file da altre app

L’App compare nel menu "Condividi" di Android per i formati che sa leggere. Quello che arriva da lì è materiale tuo, e lo trattiamo così:

• se condividi uno o più file (al massimo venti per volta), l’App ne fa subito una copia nella propria cartella temporanea — serve perché l’app di provenienza può cancellare l’originale appena il menu si chiude — e ti chiede conferma prima di caricarli fra i tuoi documenti. Se annulli, le copie vengono cancellate; quelle rimaste da più di un giorno vengono rimosse alla condivisione successiva;
• se condividi solo testo (per esempio un passaggio di un’email o un link), diventa la bozza di una domanda all’assistente: resta nella casella e non parte finché non sei tu a inviarla.

Nella direzione opposta, i file che scarichi dall’App (esportazioni in PDF e Word, originali dei documenti, copia dei tuoi dati) finiscono in una cartella temporanea dedicata e vengono messi a disposizione dell’app che scegli nel menu di condivisione, soltanto per il tempo del permesso che il sistema le concede.

8. Destinatari e responsabili del trattamento

Ci avvaliamo dei pochi fornitori elencati di seguito, che trattano i dati per nostro conto in qualità di responsabili del trattamento, salvo dove indicato diversamente. L’elenco corrisponde agli SDK e ai servizi effettivamente presenti nell’App e nel servizio alla data di aggiornamento.

Oltre a questi, possono accedere ai dati il personale autorizzato del Titolare, i consulenti e i professionisti che ci assistono negli adempimenti fiscali e legali, e le autorità pubbliche quando la comunicazione è imposta dalla legge. I dati personali non vengono diffusi né ceduti a terzi per finalità commerciali.

8.1 Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

I dati della piattaforma risiedono in Italia. Quattro servizi trattano dati fuori dall’Unione europea, come indicato nella tabella: l’autenticazione, il recapito delle notifiche, il trasporto delle push e la distribuzione dell’app, e il fornitore del modello di intelligenza artificiale. In questi casi il trasferimento avviene verso Paesi coperti da una decisione di adeguatezza della Commissione europea (art. 45 GDPR, incluso il quadro EU-U.S. Data Privacy Framework per i fornitori certificati) oppure sulla base delle clausole contrattuali standard (art. 46, par. 2, lett. c GDPR), integrate ove necessario da misure supplementari. Puoi chiederci informazioni sulle garanzie applicate scrivendo ai recapiti della sezione 1.

9. Dati salvati sul telefono

L’App non tiene un archivio locale dei tuoi documenti e delle tue conversazioni: li legge dal servizio a ogni apertura, e quello che mostra a schermo resta in memoria finché l’app è aperta. Sul telefono restano soltanto:

• la sessione di accesso, conservata dall’SDK di autenticazione perché non ti sia chiesto di entrare a ogni avvio, e cancellata quando esci;
• i dati tecnici del servizio di notifica, cioè l’iscrizione del dispositivo, se hai attivato le notifiche;
• file temporanei nella cache dell’app: le copie dei file che condividi verso l’App e i file che scarichi per aprirli o inoltrarli (sezione 7).

Quando esci dall’account, i dati del profilo, il saldo dei crediti e lo stato di lettura delle notifiche vengono svuotati dalla memoria dell’App, così che chi entra dopo di te non ne veda traccia. Disinstallando l’App, cache e dati locali vengono rimossi dal sistema operativo; i dati sul server restano finché non li cancelli come spiegato nella sezione 13.

10. Luogo e tempi di conservazione

I dati della piattaforma — account, contenuti caricati, conversazioni, crediti, log e copie di backup — risiedono su server situati in Italia, su infrastruttura gestita direttamente dal Titolare. I tempi di conservazione sono quelli indicati nella Privacy & Cookie Policy, in particolare:

Contenuti caricati e conversazioni

Fino alla cancellazione da parte tua e comunque non oltre 30 giorni dalla cessazione dell’account; le copie di backup vengono sovrascritte secondo i cicli di rotazione e comunque entro i successivi 90 giorni.

Dati dell’account e dati contrattuali

Per la durata del rapporto e, dopo la cessazione, per 10 anni in adempimento degli obblighi civilistici e fiscali.

Log di sistema e di sicurezza

12 mesi, salvo che siano necessari per accertare un incidente o per rispondere a una richiesta dell’autorità.

File temporanei sul telefono

Fino alla cancellazione della cache dell’app o alla disinstallazione; le copie delle condivisioni non accettate vengono rimosse prima.

11. Sicurezza

• tutte le comunicazioni dell’App viaggiano su HTTPS con protocollo TLS: la configurazione di rete dell’app di produzione vieta il traffico in chiaro, quindi una connessione non cifrata non parte nemmeno;
• l’App si autentica con un token di sessione a vita breve, rinnovato automaticamente: non conserva la tua password, che non transita mai dai nostri sistemi;
• database e copie di backup sono ospitati su infrastruttura dedicata del Titolare in Italia, non esposta su rete pubblica e raggiungibile solo dai servizi della piattaforma; le copie di backup risiedono su un volume separato con rotazione periodica. Il database non applica cifratura a riposo a livello applicativo;
• i file che l’App mette a disposizione delle altre applicazioni del telefono passano da una sola cartella dedicata e con un permesso temporaneo: il resto dei dati dell’app non è accessibile dall’esterno;
• registrazione degli accessi e delle operazioni rilevanti, riconoscimento e blocco delle richieste ostili, limiti al numero di richieste, procedure di gestione degli incidenti e di notifica delle violazioni (artt. 33 e 34 GDPR).

12. I tuoi diritti e come esercitarli

Puoi esercitare in ogni momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione ai trattamenti fondati sul legittimo interesse e revoca del consenso. Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it) o di rivolgerti all’autorità giudiziaria.

Due diritti si esercitano direttamente dall’App, in Altro → Impostazioni → Privacy e dati:

• Scarica i miei dati (artt. 15 e 20 GDPR): l’App scarica un file JSON con profilo, conversazioni e messaggi, risultati degli strumenti, documenti di lavoro, elenco dei documenti caricati (senza i file), movimenti dei crediti e richieste alla community, e te lo passa al menu di condivisione per salvarlo dove vuoi. Sono consentite dieci esportazioni all’ora.
• Elimina tutte le conversazioni: cancella definitivamente le conversazioni con l’assistente e i relativi messaggi, lasciando intatti documenti e risultati degli strumenti.

Per tutto il resto scrivi a info@stipo.ai o alla PEC bsdintelligence@pec.it. Rispondiamo entro 30 giorni dal ricevimento; in casi di particolare complessità il termine può essere prorogato fino a ulteriori due mesi, dandotene comunicazione motivata (art. 12, par. 3 GDPR). Per proteggere i tuoi dati potremmo chiederti di confermare la tua identità prima di dare seguito alla richiesta.

13. Come cancellare l’account e i dati

La cancellazione è definitiva e si può chiedere in tre modi, tutti equivalenti.

13.1 Dall’App

1. apri la scheda Altro e poi Impostazioni;
2. entra in Privacy e dati;
3. tocca Elimina account. Se vuoi conservare una copia, usa prima "Scarica i miei dati": dopo non sarà più possibile;
4. nella finestra di conferma scrivi la parola ELIMINA in maiuscolo e tocca Elimina definitivamente.

Al termine l’App esce da sola dall’account, perché la sessione non ha più valore. Per sicurezza sono ammesse al massimo cinque richieste di cancellazione all’ora dallo stesso collegamento.

13.2 Dal sito, o scrivendoci

La stessa procedura è disponibile nell’area riservata del sito, nelle impostazioni alla voce Privacy e dati. In alternativa puoi scrivere a info@stipo.ai o alla PEC bsdintelligence@pec.it chiedendo la cancellazione dell’account: provvederemo dopo aver verificato la tua identità, nei termini della sezione 12. Non è necessario avere l’App installata.

13.3 Che cosa viene cancellato

La richiesta cancella, in un’unica operazione e senza possibilità di recupero:

• tutte le conversazioni con l’assistente e i relativi messaggi;
• le esecuzioni degli strumenti e i loro risultati;
• i documenti di lavoro e le loro versioni;
• i documenti caricati, compresi i file archiviati e il testo estratto;
• il logo e i dati della carta intestata;
• lo storico dei movimenti dei crediti e le richieste inviate alla community;
• l’eventuale anagrafica presso il fornitore dei pagamenti, se ne è stata creata una;
• l’utenza presso il fornitore di autenticazione, cioè le credenziali di accesso;
• infine il record del tuo utente sui nostri sistemi.

I crediti residui vanno persi e non sono rimborsabili. Se per un guasto non fosse possibile chiudere l’utenza di accesso, l’App te lo dice chiaramente: i dati risultano già cancellati e puoi riprovare dopo qualche minuto o scriverci. Le copie di backup che contengono ancora i dati vengono sovrascritte secondo i cicli di rotazione indicati nella sezione 10. Restano conservati soltanto i documenti che una norma di legge ci impone di conservare, come le fatture, per il tempo previsto.

14. Cosa l’App non fa

Verificato sul codice sorgente dell’App alla data di aggiornamento di questa informativa:

• nessun tracciamento pubblicitario. L’App non contiene reti pubblicitarie né SDK di advertising, non mostra annunci e non profila l’uso a fini pubblicitari;
• nessun identificativo pubblicitario. L’App non legge l’identificativo pubblicitario di Android e non dichiara il relativo permesso;
• nessuno strumento di statistica o di segnalazione degli arresti anomali di terze parti: non sono integrati SDK di analytics né di crash reporting;
• nessuna vendita e nessuna cessione dei dati a terzi per finalità commerciali o pubblicitarie, né condivisione con intermediari di dati;
• nessun accesso a posizione, rubrica, fotocamera, microfono, SMS, registro chiamate, calendario, file e foto del telefono: i relativi permessi non sono dichiarati, quindi il sistema operativo non li concede;
• nessuna decisione automatizzata con effetti giuridici sulle persone: le risposte dell’assistente sono un supporto al lavoro del professionista, che resta responsabile delle verifiche e delle decisioni.

I link esterni (fonti normative, pagine citate nelle risposte) si aprono in una scheda del browser sopra l’App: da quel momento vale l’informativa del sito che stai visitando e, per il nostro sito, la Privacy & Cookie Policy.

15. Minori

L’App è rivolta a professionisti e imprese e non è destinata a minori di 18 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori; qualora ne venissimo a conoscenza, provvederemo a cancellarli.

16. Modifiche a questa informativa

Aggiorniamo questa informativa quando cambiano le funzioni dell’App, i permessi richiesti, i fornitori coinvolti o le norme applicabili. La versione in vigore è sempre pubblicata a questo indirizzo, con la data di ultimo aggiornamento riportata in testa al documento. In caso di modifiche sostanziali avviseremo gli utenti registrati via email o con un avviso dentro l’App; se le modifiche riguardano trattamenti basati sul consenso, il consenso verrà nuovamente richiesto ove necessario.

Questa informativa è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018. Per i trattamenti non specifici dell’App si applica la Privacy & Cookie Policy di Stipo.ai.